INFORMATIVA TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

(artt. 13 e 14 del Regolamento Comunitario 2016/679 – GDPR )

Ai sensi degli art. 13 e 14 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 – General Data Protection Regulation (GDPR), ed in generale in osservanza del principio di trasparenza previsto dal GDPR medesimo, la Samira Group Srl ( di seguito Titolare del Trattamento) fornisce le seguenti informazioni in merito al trattamento dei dati personali dei clienti e dei potenziali clienti ( Interessato o Cliente)

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è la società Samira Group S.r.l. – C.F./P.IVA: 01163970310- con sede legale in Corso Italia, 17 – 34170 Gorizia ( GO), domicilio digitale PEC: samiragroup@pec.it –nome commerciale Alydama:

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento dei dati personali potrà avere le seguenti finalità:

a) Stipulazione dei contratti di noleggio auto e/o di altri servizi anche di assistenza offerti dal titolare compreso l’adempimento di misure e di informazioni pre-contrattuali adottate su richiesta dell’Interessato e delle obbligazioni contrattuali ( a carico ed a favore del Titolare), e quindi per scopi strettamente connessi alla gestione dei rapporti con la clientela, comprese le formalità ed adempimenti amministrativi, fiscali e contabili, nonché per ogni ulteriore attività strumentale alla conclusione ed esecuzione del contratto quali ad esempio: acquisizione di informazioni preliminari alla conclusione del contratto per esigenze di tipo operativo e gestionale; per esigenze di controllo sui pagamenti e per le azioni conseguenti; per accedere ed eventualmente fruire di tutti i servizi anche interattivi del Sito web etc..; analisi statistiche interne, gestione incidenti e lesioni, gestione del precontenzioso e/o contenzioso ( inadempimenti contrattuali, diffide, transazioni, recupero crediti, incluse verifiche sulla solvibilità dell’Interessato, controversie giudiziarie..).Con riferimento ai servizi erogati, per l’espletamento delle verifiche preliminari connesse al perfezionamento del contratto, Samira Group S.r.l potrà trattare i Suoi dati per verificare il Suo grado di affidabilità e la Sua puntualità nei pagamenti accedendo ai sistemi informativi di società autorizzate che prestano servizi per la gestione del rischio creditizio e per il controllo delle frodi. Inoltre, sempre per le predette finalità, a fronte di Sue future richieste di attivazione di nuovi ed ulteriori servizi, Samira Group S.r.l potrà trattare i dati relativi allo stato e alla puntualità dei Suoi pagamenti con riferimento ai contratti già in essere.

b) Adempimento agli obblighi normativi (di fonte nazionale ed europeo) ed alle disposizioni impartite da autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo.

c) Finalità di marketing: promozione e vendita di prodotti e servizi effettuate attraverso telefono, materiale pubblicitario, sistemi automatizzati di comunicazione, newsletter via email ecc..indagini di mercato e sulla soddisfazione della clientela eseguite anche attraverso l’opera di società specializzate mediante interviste per personali o telefoniche, questionari, sondaggi online finalizzate alla specifica proposta di prodotti e servizi, sempre che l’Interessato, adeguatamente informato, non rifiuti tale uso, inizialmente o in occasione di successive comunicazioni.

d) Comunicazione a terzi dei dati per finalità di marketing e/o indagini di soddisfazione della clientela, sempre che l’Interessato, adeguatamente informato, non rifiuti tale uso, inizialmente o in occasione di successive comunicazioni.

e) Geolocalizzazione: con riferimento ai servizi erogati, Samira Group S.r.l potrà raccogliere dati inerenti alla posizione del veicolo attraverso il dispositivo a bordo; il dispositivo rileva e trasmette a Samira Group S.r.l alcune informazioni relative al Veicolo (e di conseguenza al conducente dello stesso), ad es. il verificarsi di sinistri, la posizione del veicolo, i chilometri percorsi. I servizi forniti per tramite del dispositivo hanno lo scopo di offrire una maggiore sicurezza ai conducenti dei Veicoli e un miglior servizio di noleggio e tutelare i beni e la proprietà della Società. Tale trattamento è stato autorizzato dall’Autorità Garante per la protezione dei dati personali che ha riconosciuto a Samira Group S.r.l l’utilizzo dei dati di telematica a bordo dei veicoli per il perseguimento di un interesse legittimo, sia proprio che del conducente.

2. TIPOLOGIA DEI DATI TRATTATI E FONTE DEI DATI

I dati trattati per l’esecuzione del contratto o di misure precontrattuali sollecitate dal Cliente possono includere dati personali comunicati dall’Interessato o acquisiti nel corso del rapporto contrattuale, nonché altri dati e informazioni rilevanti ai fini delle prestazioni di cui trattasi. Possono essere oggetto di trattamento le seguenti categorie di dati:

– Dati identificativi: dati che permettono l’identificazione diretta, quali la denominazione, dati anagrafici, carta d’identità/passaporto, tessera sanitaria, patente e documenti del Cliente del rappresentante legale e/o del procuratore e/o del referente e/o del dipendente del Cliente, nonché dati identificativi di altro guidatore; codice fiscale e/o Partita Iva, nonché, se del caso, domicilio fiscale, codice destinatario SDI.

– Dati di contatto: dati relativi alle comunicazioni (via internet, telefono..), quali numeri di telefono fisso o mobile e/o indirizzi e-mail e pec e/o altri dati di contatto.

– Dati economici e finanziari: buste paga del Cliente, CUD o modello 730, certificato attribuzione di P.iva, Modello Unico, Modello Irap, visura camerale, bilancio e nota relativa con ricevuta di deposito, statuto, delega con poteri di firma, dati di fatturazione, nonché indirizzo di recapito delle fatture e modalità di2 pagamento compresi i dati necessari per i pagamenti quali coordinate bancarie (estremi identificativi dei pagamenti) e, se del caso, ogni altro dato relativo alla solvibilità e puntualità nei pagamenti del Cliente.

– Dati telematici: relativi alla posizione del veicolo a noleggio determinata tramite coordinate GPS rilevate dal dispositivo installato a bordo di tutti i veicoli della Samira Group S.r.l.

– Dati personali anche “particolari”: dati relativi alla salute ( ad esempio, in caso di richiesta di supporto di una disabilità del Cliente o del guidatore, ovvero per fornire comandi manuali o per verifica di un incidente al fine di collaborare con compagnie di assicurazione o di gestire richieste di risarcimento in merito a eventuali lesioni subite); dati relativi allo stato di salute il cui trattamento è richiesto da provvedimenti normativi o disposizioni delle pubbliche autorità durante lo stato emergenziale (ad esempio, per la gestione delle pandemie o altre emergenze sanitarie).

Laddove l’Interessato sia familiare/rappresentante legale e/o procuratore e/o dipendente e/o referente del Cliente, la fonte dei dati sarà il Cliente stesso e il trattamento dei relativi Dati Personali sarà svolto nei limiti delle finalità sopra indicate.

3. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO ED OBBLIGATORIETA’ DEL CONFERIMENTO

Per quanto riguarda la predetta finalità a) “stipulazione di contratti e adempimento obbligazioni contrattuali”, non sussiste un obbligo di conferimento dei dati in fase precontrattuale, ma il mancato conferimento comporterà l’impossibilità di dare seguito alla richiesta di fornitura e/o servizio. Una volta stipulato il contratto il conferimento dei dati ulteriormente necessari, o l’aggiornamento di quelli già forniti, è obbligatorio per tutto quanto è richiesto dagli obblighi legali e contrattuali e, pertanto, l’eventuale rifiuto a fornirli in tutto o in parte può dar luogo all’impossibilità per la Società di dare esecuzione al contratto e potrebbe comunque configurare inadempimento contrattuale da parte o violazione di legge del Cliente.

Per quanto riguarda la predetta finalità b), “adempimento di obblighi normativi o disposizioni delle autorità“, verranno richiesti all’Interessato, qualora già non disponibili in quanto raccolti per la predetta finalità a), i dati rilevanti all’adempimento di tali obblighi da parte del Titolare, ed il mancato conferimento potrebbe configurare da parte dell’Interessato una violazione di legge .La legittimazione al trattamento dei dati per le richiamate finalità deriva quindi dal fatto che esso è necessario all’esecuzione del contratto di cui l’Interessato è parte (o, in fase precontrattuale, in relazione a misure precontrattuali nell’ambito del procedimento di contrattualizzazione), o per adempiere obblighi legali connessi al contratto medesimo o comunque alla fornitura del prodotto e/o servizio. Pertanto, la base giuridica del trattamento delle predette finalità a) e b) consiste nel fatto che il trattamento è necessario: per l’esecuzione di un contratto o, in fase precontrattuale, per l’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’Interessato; per l’adempimento di un obbligo di legge a cui è soggetto il Titolare del Trattamento o per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il Titolare del Trattamento. Per quanto riguarda le finalità relative alle attività descritte alle lettere c) “marketing” ed d) “comunicazione a terzi per finalità di marketing”, il trattamento avverrà solo con il consenso espresso dell’Interessato, pertanto, anche in relazione a dati già comunicati per le finalità a) e b), in mancanza del consenso dell’Interessato per la specifica ulteriore finalità, il trattamento non verrà effettuato, con la conseguenza che in caso di mancato conferimento dei dati eventualmente ulteriormente necessari per la specifica finalità e comunque in caso di mancato espresso consenso al relativo singolo trattamento, non verranno effettuate le attività descritte ai predette ettere c) ed d) delle finalità. Per quanto riguarda la base giuridica del trattamento per le finalità e) “geolocalizzazione”, consiste nel fatto che il trattamento è necessario per la tutela di un legittimo interesse del Titolare del trattamento.

Base giuridica del trattamento ex art. 9 GDPR

– il trattamento è necessario per tutelare un interesse vitale dell’interessato o di un’altra persona fisica qualora l’interessato si trovi nell’incapacità fisica o giuridica di prestare il proprio consenso;

– il trattamento riguarda dati personali resi manifestamente pubblici dall’interessato;

– il trattamento è necessario per motivi d’interesse pubblico rilevante sulla base del diritto dell’Unione o degli Stati membri, che deve essere proporzionato alla finalità perseguita, rispettare l’essenza del diritto alla protezione dei dati e prevedere misure appropriate e specifiche per tutelare i diritti fondamentali e gli interessi dell’interessato;

4. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI E DURATA DEL TRATTAMENTO

I dati sono raccolti presso l’Interessato cioè, sono i dati forniti dal Cliente per l’esecuzione di misure precontrattuali e per dar corso al contratto ed alle obbligazioni ad esso relative. Il trattamento sarà effettuato:

– mediante l’utilizzo di sistemi manuali e automatizzati;

– da soggetti o categorie di autorizzati all’assolvimento dei relativi compiti;

– con l’impiego di misure adeguate a garantire la riservatezza dei dati ed evitare l’accesso agli stessi da parte di terzi non autorizzati.

Con riferimento alle finalità da c) a d) del precedente punto 3, si evidenzia in particolare che i dati personali saranno trattati anche mediante:

1)l’uso di sistemi automatizzati di chiamata o di comunicazione di chiamata;

2)comunicazioni elettroniche effettuate mediante posta elettronica, telefax, messaggi del tipo Mms (Multimedia Messaging Service) o Sms (Short Message Service) o di altro tipo;

3)’impiego del telefono con operatore e della posta cartacea.

I Dati Personali oggetto di trattamento per le finalità di cui al precedente punto 3) saranno conservati nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità, e comunque fino a che non siano state perseguite le finalità del trattamento con la loro rispettiva base giuridica del trattamento.

Nel caso in cui venga concluso un contratto con il Titolare, per quanto riguarda le finalità a) e b) del precedente punto 3, i Dati Personali dell’Interessato saranno conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale, e, dopo la cessazione del rapporto – limitatamente ai dati a quel punto necessari – per l’estinzione delle obbligazioni contrattualmente assunte e per l’espletamento di tutti gli eventuali adempimenti di legge e per le esigenze di tutela anche contrattuale connessi o da esso derivanti. Per le finalità c) “marketing” ed d) “comunicazione a terzi per finalità di marketing” del precedente punto 3, il trattamento potrà avere durata, in vigenza del rapporto contrattuale, fino a revoca del consenso ed in ogni caso non oltre 36 mesi dalla cessazione del rapporto contrattuale o, in assenza di contratto, dalla espressione ovvero dalla rinnovazione del consenso, fatto salvo il diritto di opposizione in ogni momento e di revoca del consenso prestato dall’Interessato, secondo le modalità descritte al punto 8 “Diritti dell’Interessato”.

5. COMUNICAZIONE DEI DATI

I dati personali raccolti non saranno oggetto di diffusione. I dati raccolti ed elaborati potranno essere comunicati, esclusivamente per le finalità sopra specificate, a:

a) tutti i soggetti cui la facoltà di accesso a tali dati è riconosciuta in forza di provvedimenti normativi, regolamentari e autorizzativi;

b) dipendenti, collaboratori, fornitori del Titolare, nell’ambito delle relative mansioni e/o obblighi contrattuali relativi all’esecuzione del rapporto contrattuale con gli interessati; tra i soggetti fornitori del Titolare si indicano a titolo esemplificativo coloro svolgono servizi di consulenza e progettazione a favore del Titolare ovvero altri soggetti che svolgono attività per contro del Titolare sulla base di accordi di collaborazione, istituti bancari e creditizi, associazioni di categoria, enti previdenziali, imprese di assicurazioni, somministrazione di lavoro, consulenti legali, avvocati, consulenti fiscali e commercialisti, società di recupero crediti, soggetti privati in qualità di gestori di banche dati quali Sistemi di Informazioni Creditizie e/o altre società consultate per valutare, assumere o gestire un rischio di credito (o rischi di insolvenza) e/o altri rischi finanziari etc.;

c) amministrazioni pubbliche e Autorità di vigilanza e controllo;

d) (qualora l’Interessato abbia prestato consenso alla finalità D) del precedente punto 3) a società incaricate di svolgere interviste personali o telefoniche, questionari, sondaggi on line;

e) (qualora l’Interessato abbia prestato consenso alla finalità c) del precedente punto 3) alle società controllanti, controllate e collegate alla società Titolare del trattamento (quindi per ipotesi diverse dai servizi Intercompany ricadenti nell’ipotesi b) di cui sopra) ed a terze società partner commerciali.

I soggetti sopra riportati tratteranno i dati come Titolari autonomi del Trattamento o in qualità di Responsabili del trattamento o Persone Autorizzate al trattamento, appositamente designati. Ai Responsabile del Trattamento e alle Persone Autorizzate, eventualmente designate, sono impartite dal Titolare del Trattamento adeguate istruzioni, finalizzate all’adozione delle misure di sicurezza adeguate, al fine di garantire la riservatezza, la sicurezza e l’integrità dei dati.

6. LUOGO DI TRATTAMENTO DEI DATI

Lo svolgimento dell’attività avviene sul territorio dell’Unione Europea. Non vi è intenzione di trasferire i dati al di fuori del territorio dell’Unione Europea o ad un’Organizzazione internazionale. Nell’ipotesi in cui si renda necessario il Trattamento dei Dati Personali in Paesi al di fuori dell’Unione Europea, il trasferimento sarà regolato in conformità a quanto previsto dal capo V del GDPR e, pertanto, a condizione che sia garantito un livello di protezione adeguato dei Dati Personali, riconosciuto da apposita decisione di adeguatezza espressa dalla Commissione Europea; e, in assenza di tale decisione di adeguatezza, soltanto qualora siano forniti dal Titolare e Responsabili coinvolti garanzie adeguate di natura contrattuale o pattizia, far cui norme vincolanti d’impresa e clausole contrattuali tipo di protezione dei dati.

7. DIRITTI DELL’INTERESSATO

Il GDPR attribuisce all’Interessato l’esercizio dei propri diritti con riferimento ai Dati Personali che lo riguardano e si rimanda quindi al GDPR, e in particolare agli artt. 15-21 (la seguente descrizione sintetica è indicativa):

1.Diritto di accesso: accedere ai dati e ottenerne una copia e, inoltre, essere informati su finalità del trattamento, categorie di dati, destinatari, il periodo per il quale i dati saranno archiviati;

2. Diritto di rettifica: ottenere che i dati inesatti o incompleti siano modificati o completati;

3. Diritto alla cancellazione (oblio) : far cancellare tutti i dati, link, copia e riproduzione (se diffusi pubblicamente);

4. Diritto di opposizione: opporsi al trattamento dei dati, per es. per finalità specifiche come il trattamento per finalità di marketing;

5. Diritto alla limitazione: a determinate condizioni, contrassegnare i dati al fine di limitare il loro trattamento, in particolare spostando i dati per renderli non disponibili, per es. in caso di contestazione dell’accuratezza dei dati o se questi vengono conservati solo a scopo di prova in caso di contenzioso;4

6. Diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato: opposizione ad un trattamento derivante esclusivamente da dati derivati o dedotti, per es. artificialmente generati attraverso algoritmi;

7. Diritto alla portabilità: diritto di ricevere i dati trattati con strumenti automatizzati in un formato digitale comunemente utilizzato e leggibile e diritto di richiedere di trasmettere tali dati a un altro titolare (ove possibile).

Il Garante per la protezione dei dati personali è contattabile tramite i recapiti indicati nel Sito dell’Autorità medesima “www.garanteprivacy.it”

Per l’esercizio dei propri diritti e per la revoca del consenso prestato per le finalità sopra indicate al punto 3, nonché per maggiori informazioni relative ai suoi dati personali, l’Interessato potrà inviare una comunicazione, indicando nell’oggetto il contenuto della specifica richiesta, al seguente indirizzo E-mail di contatto: segreteria@alydama.it o all’indirizzo PEC samiragroup@pec.it oppure tramite lettera Raccomandata A/R al seguente indirizzo Corso Italia, 17 – 34170 Gorizia ( GO).

La presente Informativa è stata aggiornata il giorno 19.03.2024.

Ogni aggiornamento della presente Informativa sarà comunicato tempestivamente.